Definition von Enterprise Content Management
Enterprise Content Management, kurz ECM, dient zur Optimierung organisatorischer Prozesse in Unternehmen. ECM bedient sich dabei einer Vielzahl an unterschiedlichen Komponenten. Enterprise Content Management, kurz ECM, dient zur Optimierung organisatorischer Prozesse in Unternehmen. ECM bedient sich dabei einer Vielzahl an unterschiedlichen Komponenten. Im Zentrum steht jedoch immer der Umgang mit Content und Dokumentenmanagement, welche in organisatorische Prozesse eines Unternehmens eingebunden sind. Eine etwas abstrakte Definition wäre daher die Zusammenführung bzw. Bereitstellung von unternehmenseigenen Informationen, die an verschiedenen Orten abgelegt sind.
Aufgrund dieser Definition lässt sich bereits erahnen, dass es sich bei Enterprise Content Management nicht um ein einziges, einheitliches Werkzeug handelt sondern um das Zusammenspiel unterschiedlicher Komponenten und Systeme. Immer mit dem Ziel, Unternehmensinformationen, die sich an unterschiedlichen Orten und in unterschiedlichen Formaten befinden, bestmöglich miteinander zu verknüpfen. Es geht also kurz gesagt um das Management von Inhalten (Content) in einem Unternehmen.
Merkmale und Funktionen
So vielschichtig wie der Begriff, so vielschichtig sind auch die damit verbundenen Software Anwendungen. Von der Betreuung der Firmenwebsite bis zum Intranet, von der Dokumentenverwaltung bis zur Automatisierung des Workflows und der elektronischen Archivierung von Daten – Enterprise Content Management umfasst all diese Prozesse und versucht, sie unter eine kompatible Oberfläche zu bringen. Am einfachsten lässt sich dies am Beispiel eines ECM-Portals veranschaulichen. Die Mitarbeiter können dieses zum Beispiel über den Browser aufrufen, und haben je nach ihren Aufgaben und ihrer Position unterschiedliche Rechte. Dazu gehört die Bearbeitung von Dokumenten, der Zugriff auf Archivdateien, oder die Erstellung von Web- und Intranet Updates.
Hinter dem ECM stehen immer Prozesse. Der Prozess, die Website upzudaten. Der Prozess, ein Angebot zu erstellen, welches die Mitarbeit unterschiedlicher Abteilungen einschließt. Der Prozess, auf eine Vielzahl von Dokumenten zugreifen zu können, um zum Beispiel im Kunden Support eine vollständige Auskunft zu geben.
Der erste Schritt bei der Einführung von ECM ist es, sich eine klare Übersicht über alle im Unternehmen befindlichen Prozesse zu verschaffen. Danach wendet man sich Prozess für Prozess den Beteiligten zu. Dabei entsteht eine klare Analyse, die für die Auswahl der Software entscheidend ist. Zu den Bereichen die eine ECM-Software umfasst gehören Dokumentenmanagement, Groupware, Web Content Management, Workflow Management oder auch Records Management. Anstatt für all diese Vorgänge Einzellösungen zu konzipieren, versucht man ein System zu finden, dass möglichst viel Kooperation und Flexibilität bei möglichen zukünftigen Erweiterungen erlaubt. Erfassen, Verwalten, Ausgeben, Speichern und Bewahren sind die zentralen Merkmale des Enterprise Content Management.
Kosten
So unterschiedlich wie die Definition von Enterprise Content Management ist auch das Angebot. Da gibt es kleine kommerzielle Anbieter mit lokalen Lösungen, die weniger umfangreich sind, aber auch weniger Ballast mit sich bringen. Im Gegensatz dazu gibt es einige große globale Anbieter mit komplexen und mächtigen Suite Lösungen. Insofern ist Enterprise Content Management auf keine Unternehmensgröße fixiert, auch für mittlere Unternehmen gibt es zufriedenstellende Angebote zu einem guten Preis. Die Preise richten sich nach der Anwendung – es gibt sowohl kostenlose Open Source Initiativen als auch kommerzielle Komplettlösung mit Lizenzkosten im fünfstelligen Bereich. Der Preis ist von der Anzahl der Lizenzen, der Anzahl der eingesetzten Server und sonstigen Variablen abhängig.
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